今回は、在宅ワークが進むタイミングで導入されたマイクロソフトのTeamsについて業務でどのように使うかについて苦労をしており、自分自身でどのように解決したかについてご紹介をさせていただければと思います。今回は私と同じようにTeamsに何等かの悩みを抱えている方にご紹介をさせていただきたいと思います。
マイクロソフト社が開発しており、チャネルを作ってそのチャネルにアクセスのある人たち全員での資料を共有できたり、電話会議をしたり、チャットをしたりすることができるビジネスアプリです。スケジュール管理ももちろんTeams上で可能です。
例えばTeams上で公開されているパワーポイント資料を全員で同時に編集したりすることができます。
マイクロソフト社は生産性向上を実現し、2020年に週休３日制にチャレンジし話題を呼んだと思いますが、その実現の立役者がTeamsだったそうなのです。
Teamsチャットで私が困っていたこと
そんな中、私の会社でもコロナ禍かつ在宅ワークの中Teamsが導入されました。ただ、個人的にはメリット以上に直面するデメリットがありました。
それは
- Teamsチャットで業務が中断される
- チャットやメンションの度にポップアップが表示されて会議中に気が散る
- コメント毎に順番がかわってしまう（資料を探すのが煩雑）
といったことでした。特に１つ目が最初非常にストレスでした。というのも、社内にはoutlookメールもあり、社外や他部門の方々とのやり取りはoutlookメールが基本です。また自分の部門ではoutlookメールを基本とする人がおおく、チャットの内容は「重要度」と「緊急性」いずれからしても高くない内容が多いものでした。
それで何が困るのかというと、Teamsチャットの場合は相手がすぐに反応することを期待して送ってきているケースも多いので、都度対応していると、会議も多い中で本来やるべき重要度や緊急性の高い業務が圧迫されてしまうというものでした。
例えばoutlookメールであれば、件名などを見てその優先順位がつけられることや自分の業務の都合で処理できるし、outlookメールの場合は重要度のマークもつけられるためそれがあれば優先的に確認をします。しかし、Teamsチャットはその双方向性がかえって仇になってコミュニケーションはいいけれど、業務の優先順位が歪められかねないという事態が起きました。
またメールだと１回で済むこともチャットでのやり取りとなると双方向性が生まれるため、相手が入力している間に待っていなくてはならないということも生じて時間の面でも非効率ではないかと思います。
そして、中には私のようなタイプではなくoutlookメールよりもTeamsを優先する方もいるのですが、そういった場合メールの返信が異様に遅い（メールをチェックしない）ということが生じます。社内はともかく顧客とのやり取りにすぐに反応できないケースも生じるけれどそれでいいのだろうか？と思います。
またTeamsチャットの場合はあとで内容を消すことができるので、トラブルに生じることもないわけではないのでは？と思います。
そして２つ目の悩みですが、自分が関わっている業務やプロジェクトが多ければ多いほど、名指しでのメンションが増えます。設定を変更していなければ、そのたびにTeamsがお知らせをしてくれますから、その都度ポップアップが右下に表示されます。またチャットが送られてきた場合にも同様に、誰からや内容が少し見えるような形で表示をされます。
これは集中して業務をしなければならない場面などでは非常に気が散ります。またWeb会議などをしている際にもこのポップアップが多いと気になり会議に集中できないという声も結構あがっています。
またチームでの資料共有なども、投稿した後にコメントをする人がいると投稿順が変わってしまい資料がフォルダ内にたくさんある場合、該当資料を探すのが非常に煩雑になってしまうというデメリットもあります。検索をかけますが、私の検索のかけ方が悪いのかうまくヒットしないこともあります。。。。
解決方法
それではここから、私がこの３つどう解決したか？紹介します。
１つ目：Teamsチャットで業務が中断される
私の場合はチャットがくる相手はチームの方が多いです。そしてチーム場合は、内容的に緊急性、重要度ともに高くないことが多いため、チームからは全てミュートにしました。もちろんミュートにしても、自分に余裕があるときはできるだけすぐに確認をしていて、忙しい時でも業務終了時には確認して返事をするようにしていました。このことで業務上確認不足や遅延によるビジネスリスクはありませんでした。
ミュートにしたのはもう１つ意味があり、Teamsチャットはすぐ見ない（outlookメールを優先する）ということをチームに理解してほしかったからです。というのも、これまで何度もチームには、できれば業務に関する内容はメールを使ってほしいといっていましたが、言ってもまるで効果はありませんでした。そのため業務上の確認がTeamsチャットできた場合はわざわざメールにコピペして返信するなどの対応をとっていました。実際これによってチャットを送ってくる人が減ったかどうかはわかりませんが、少なくとも自分がチャットに翻弄されることは格段に減りました。
２つ目：チャットやメンションの度にポップアップが表示されて会議中に気が散る
チャットについては上に述べたように仕分けをさせていただきました。これでだいぶ数が減りました。また、雑談の多いグループチャットなどについても全てミュートにしたことと、いいねやリアクションについてはフィードのみに変更をしました。これでポップアップがでることはありません。皆さん、とてもよく反応してくれるのでこのリアクションをフィードのみにしたことも結構効果がありました。
こんな風に変更しました。
３つ目：コメント毎に順番が変わってしまう
この３つ目はあまり解決できていません。Teamsに投稿する際にこれは重要だというものは自分のフォルダにも格納をすることで検索に関する時間を少なくすることをしています。
如何でしたでしょうか？Teamsの設定は右上の[…］となっているところを押せば設定が可能です。チャット自体は双方向性をもってうまく活用すればコミュニケーションがとれるツールだと思います。是非うまくカスタマイズしてご自身の業務の生産性向上にしていただければと思います。
読んでいただきありがとうございました。
コメント